Los Documentos Comerciales: son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

 La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

·       En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

·       Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio

·       Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.

·       Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad

Tipos de documentos comerciales:

Externos: son aquellos que están almacenados en la institución.

Ejemplos: facturas de compras, facturas de gastos.

Internas: se elaboran dentro de la empresa, y se elaboran a terceras personas.

Ejemplos: facturas de ventas, presupuestos.

Documentos Mercantiles: Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables.

DOCUMENTOS MERCANTILES NEGOCIABLES.

Letra de cambio:

Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero.

Sus características son:

1.- Es una orden de pago.

2.- En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario)

3.- Debe llevar la firma del suscriptor.

4.- Cantidad en número.

Pagare:

Es un documento mediante el cual la persona que firma es denominada suscriptor, y está obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada.

Sus características son:

1.- Es una promesa de pago.

2.- Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario)

3.- Debe de llevar la firma del suscriptor.

Cheque:

Documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero.

Sus características son:

1.- Es un orden de pago.

2.- Posee un número que lo identifica.

3.- Cantidad en número.

DOCUMENTOS MERCANTILES NO NEGOCIABLES.

Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil.

Estos son:

Recibo:

Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.

Sus características son:

1.- Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo.

2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.

3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega.

4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.

5.- Cantidad en números.

6.- Firma de quien emite el recibo.

Factura:

Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías compradas.

Sus características son:

1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.

2.- Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación.

3.- Condiciones de pago.

4.- Mencionar los descuentos si los hay

5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de las mercancías.

6.- Firma del comprador.

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para la impresión y conservación de los distintos documentos mercantiles que se utilizan en las diferentes operaciones mercantiles.

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